Zásady zpracování osobních údajů

1. Přijetí Zásad zpracování osobních údajů

1.1 Tyto zásady zpracování osobních údajů předkládají poskytovatelé služeb, kterými jsou Jana Hradiská, IČ: 07386516, se sídlem Nad Tratí 962, 675 71 Náměšť nad Oslavou a Jakub Hradiský, IČ: 88500501, se sídlem Černobýla 2554, 438 01 Žatec (dále jen „poskytovatelé služeb“) v souvislosti se svými službami, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů klientů a zájemců o poskytnutí služeb (dále jen „klientů“).

1.2 Poskytovatelé služeb tímto předkládají zásady zpracování osobních údajů osob v souvislosti s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“).

1.3 Tyto zásady zpracování osobních údajů určují, jakým způsobem poskytovatelé služeb získávají, používají, zpracovávají osobní údaje, které byly klientem poskytnuty, a jak s nimi nakládají v rámci lhůt daných právními předpisy. Dále je stanoveno, jakým způsobem se lze na poskytovatele služeb obrátit v případě dotazů nebo požadavků týkajících se osobních údajů.

2. Pojem osobního údaje a správce osobních údajů

2.1 Za osobní údaj ve smyslu nařízení se považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“ nebo „subjekt osobních údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

2.2 Správcem osobních údajů je poskytovatel služeb – firma MATTRAININGS s.r.o., sídlem Nad Tratí 962, 675 71 Náměšť nad Oslavou, Jana Hradiská, IČ: 07386516, se sídlem Nad Tratí 962, 675 71 Náměšť nad Oslavou a Jakub Hradiský, IČ: 88500501, se sídlem Černobýla 2554, 438 01 Žatec. Poskytovatelé služeb provozují svou činnost a poskytují své služby zejména prostřednictvím prostředků komunikace na dálku.

3. Shromažďování osobních údajů

3.1 Při činnosti poskytovatelů služeb a v rámci poskytovaných služeb poskytovatelé služeb shromažďují osobní údaje. Jedná se především o kontaktní a osobní údaje klientů, údaje týkající se jejich objednávky, jimi řešených záležitostí, problémů, řešení problémů a obsahu veškerých služeb poskytnutých poskytovateli služeb. Dále se jedná o veškeré klientem sdělené osobní údaje získávané pro účely řešení problému klienta.

3.2 Osobní údaje jsou poskytovatelům služeb poskytovány zejména následujícími způsoby: objednávkou, objednacím formulářem na internetových stránkách poskytovatelů služeb https://janinahradiska.cz/, e-mailem, telefonicky, zprávami, a zvláště komunikací s klienty v rámci poskytování služeb a poradenství prostřednictvím prostředků komunikace na dálku.

4. Účely zpracování osobních údajů

4.1 Poskytovatelé služeb osobní údaje zpracovávají pro účely poskytování jejich služeb, a to zejména poradenských služeb, individuálních konzultací, kurzů, programů, tréninků a mentoringu v rámci činnosti poskytovatelů služeb a řešení problémů klientů.

4.2 Poskytovatelé služeb osobní údaje zpracovávají i na základě oprávněného zájmu, který spočívá zejména v informování klientů o službách, které poskytovatelé služeb nabízejí.

5. Doba uchovávání osobních údajů

5.1 Poskytovatelé služeb osobní údaje uchovávají pouze po nezbytně nutnou dobu a archivují je podle zákonných lhůt, které jsou uloženy právními předpisy. Osobní údaje poskytovatelé služeb zpracovávají po dobu trvání poskytování služeb klientovi či jiného právního titulu, který mu umožňuje osobní údaje zpracovávat. Osobní údaje, které poskytovatelé služeb zpracovávají se souhlasem klientů, uchovávají pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.

5.2 Po ztrátě zákonného důvodu a po uplynutí zákonných lhůt pro archivaci osobních údajů poskytovatelé služeb provádí výmaz příslušných osobních údajů.

6. Obchodní sdělení a poskytování osobních údajů třetím osobám

6.1 Z obchodních sdělení zasílaných poskytovateli služeb je vždy zřejmé, že jejich odesílatelem jsou poskytovatelé služeb. Obchodní sdělení poskytovatelé služeb zasílají buď na kontakty klientů na základě oprávněného zájmu, a to jen do doby vyslovení nesouhlasu, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je sdělen rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

6.2 Poskytovatelé služeb mohou poskytnout osobní údaje třetím osobám pouze se souhlasem subjektu osobních údajů. Bez jeho souhlasu poskytují poskytovatelé služeb osobní údaje pouze v případě, že je to nezbytné pro plnění povinností vyplývajících z platných právních předpisů nebo pokud je to nezbytné pro plnění závazků vůči subjektu osobních údajů. Osobní údaje mohou být zpracovány externími subjekty poskytovatelů služeb, a to na základě záruk, kterými zabezpečí technickou a organizační ochranu předávaných osobních údajů. Zpracování osobních údajů mohou pro poskytovatele služeb provádět pouze zpracovatelé, a to výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.

7. Práva subjektů osobních údajů

7.1 Nařízení přiznává subjektům osobních údajů následující práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

• Právo na přístup k osobním údajům — právo požadovat přístup k osobním údajům a souvisejícím informacím, které se týkají subjektu údajů.
• Právo na opravu — právo požadovat opravu nesprávných, neaktuálních či nepřesných osobních údajů nebo právo na jejich doplnění.
• Právo na výmaz — za splnění podmínek uvedených v nařízení právo na výmaz osobních údajů, které se týkají subjektů údajů.
• Právo na omezení zpracování.
• Právo na přenositelnost — právo požadovat přenesení osobních údajů jinému správci.
• Právo vznést námitku — právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů k Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00, Praha 7, tel. č.: 234 665 111, webové stránky www.uoou.cz.

8. Zabezpečení osobních údajů a pověřenec pro ochranu osobních údajů

8.1 K zabezpečení osobních údajů poskytovatelé služeb využívají odpovídající bezpečnostní postupy a procedury. Poskytovatelé služeb využívají technická i fyzická omezení pro přístup k osobním údajům. S osobními údaji pracují pouze poskytovatelé služeb.

8.2 Poskytovateli služeb byl za účelem zvýšení ochrany osobních údajů ve smyslu nařízení jmenován Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Jakub Hradiský, IČ: 88500501, se sídlem Černobýla 2554, 438 01 Žatec. Pověřence pro ochranu osobních údajů lze kontaktovat na uvedené adrese uvedené v článku 9. těchto Zásad zpracování osobních údajů.

9. Kontaktní údaje

9.1 V případě jakýchkoli dotazů či podnětů a připomínek týkajících se těchto Zásad zpracování osobních údajů, lze poskytovatele služeb kontaktovat e-mailem na adrese: jakub.hradisky@gmail.com.

10. Platnost a účinnost těchto Zásad zpracování osobních údajů

10.1 Tyto Zásady zpracování osobních údajů nabývají platnosti a účinnosti dne 1. 1. 2021.

Článek 11 — Zpracování osobních údajů v rámci AI asistentky JANE., nástroje Business Audit a systému UCP

11.1 Správce a účel zpracování

Správcem osobních údajů zpracovávaných v rámci AI asistentky JANE., nástroje Business Audit a systému Unified Client Profile (UCP) je společnost MATTRAININGS s.r.o., IČ: 119 86 115, se sídlem Nad Tratí 962, 675 71 Náměšť nad Oslavou (dále jen „správce“), ve spolupráci s fyzickými osobami Jana Hradiská (IČ: 07386516) a Jakub Hradiský (IČ: 88500501) jako poskytovateli služeb.

11.2 Kategorie zpracovávaných osobních údajů

V rámci systému JANE. a UCP jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační a kontaktní údaje (jméno, e-mail, telefonní číslo) zadané při registraci;
• obsah zpráv a dotazů zaslaných klientem v rámci interakce s JANE.;
• odpovědi vyplněné v rámci Business Auditu a onboardingového dotazníku;
• behaviorální a interakční data (čas a frekvence přihlášení, dokončené lekce, vzorce využívání platformy);
• obchodní a profesní údaje sdělené klientem dobrovolně (popis podnikání, finanční cíle, obchodní výzvy apod.).
• Správce nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) ve smyslu čl. 9 nařízení GDPR, pokud je klient dobrovolně neuvede v rámci interakce s JANE.. V takovém případě je právním základem zpracování výslovný souhlas klienta dle čl. 9 odst. 2 písm. a) nařízení GDPR.

11.3 Účel a právní základ zpracování

Osobní údaje v rámci systému JANE. a UCP jsou zpracovávány pro tyto účely a na těchto právních základech:

• Personalizace vzdělávací cesty a poskytovaných služeb — budování individuálního profilu klienta (UCP) za účelem přizpůsobení obsahu, doporučení a chování AI asistentky JANE. konkrétnímu klientovi. Právní základ: plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR.
• Generování odpovědí prostřednictvím Anthropic API — přenos zpráv klienta třetí straně (Anthropic) za účelem vygenerování odpovědi v reálném čase. Právní základ: plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR.
• Zlepšování kvality personalizace a analýza vzorců využívání platformy — analýza agregovaných a pseudonymizovaných dat o využívání platformy za účelem zlepšení poskytovaných služeb. Právní základ: oprávněný zájem správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR.
• Osobní údaje nejsou zpracovávány pro účely přímého marketingu bez výslovného souhlasu klienta ani nejsou předávány reklamním partnerům.

11.4 Personalizace prostřednictvím UCP — podrobné vymezení

11.4.1 UCP (Unified Client Profile) je databázový systém, do nějž jsou průběžně ukládány a aktualizovány veškeré relevantní údaje o interakcích klienta s platformou. JANE. tyto údaje aktivně využívá jako kontext při každé interakci, čímž poskytuje odpovědi a doporučení přizpůsobené konkrétní situaci, cílům a historii klienta.

11.4.2 Toto zpracování — tj. ukládání do UCP a jeho průběžná aktualizace — je neoddělitelnou součástí sjednané služby a podmínkou její řádné funkčnosti. Bez tohoto zpracování by personalizovaná asistence JANE. nebyla technicky možná.

11.4.3 Data uložená v UCP nejsou a nemohou být využita k trénování AI modelů třetích stran, neboť jsou uložena výhradně na serverové infrastruktuře správce (Hetzner, EU) a do AI modelu jsou předávána pouze v rámci konkrétního API požadavku jako kontext pro generování odpovědi.

11.5 Zpracování dat prostřednictvím Anthropic API

11.5.1 Za účelem generování odpovědí JANE. jsou zprávy klienta a relevantní části jeho UCP profilu předávány prostřednictvím API rozhraní společnosti Anthropic Ireland, Limited, usazené v Irsku (dále jen „Anthropic“). Jakožto subjekt usazený v Evropské unii je Anthropic přímo vázána nařízením GDPR. Nedochází k předání osobních údajů do třetí země ve smyslu čl. 44 a násl. nařízení GDPR.

11.5.2 Smluvní podmínky Anthropic API (Commercial Terms of Service včetně integrovaného Data Processing Addendum) výslovně zakazují využití dat zákazníka k trénování AI modelů. Anthropic zpracovává předaná data výhradně za účelem vygenerování odpovědi na konkrétní požadavek v reálném čase. Data jsou na straně Anthropic automaticky mazána do 7 dnů od odeslání požadavku.

11.5.3 V rámci API požadavku mohou být Anthropic předány části konverzační historie a profilu klienta nezbytné pro kontextuální odpověď JANE.. Tato data Anthropic nezpracovává pro žádné jiné účely než generování odpovědi. Aktuální podmínky jsou dostupné na: anthropic.com/legal/commercial-terms

11.6 Místo uložení dat a zabezpečení

Data UCP klientů jsou trvale uchovávána výhradně na serverech poskytovatele cloudové infrastruktury Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Německo — tj. na území Evropské unie. Přenos dat je chráněn šifrováním TLS (Transport Layer Security). Přístup k osobním údajům klientů v neanonymizované podobě je technicky omezen výhradně na osobu pověřence pro ochranu osobních údajů (Jakub Hradiský), a to pouze v odůvodněných případech řešení technického incidentu nebo na základě písemné žádosti klienta.

11.7 Doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje uložené v systému UCP jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu (aktivního členství klienta na platformě) a dále po dobu 12 měsíců ode dne ukončení smluvního vztahu, nestanoví-li zvláštní právní předpis dobu odlišnou nebo nepožádá-li klient o výmaz dříve. Po uplynutí doby uchovávání jsou data automaticky a nenávratně smazána.

11.8 Práva subjektu údajů

Klient má ve vztahu ke svým osobním údajům zpracovávaným v systému JANE. a UCP následující práva vyplývající z nařízení GDPR:

• právo na přístup k osobním údajům a na vydání jejich kopie (čl. 15 GDPR);
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů (čl. 16 GDPR);
• právo na výmaz osobních údajů, pokud nepřetrvává zákonný důvod pro jejich zpracování (čl. 17 GDPR);
• právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 GDPR);
• právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR);
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu správce (čl. 21 GDPR);
• právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely, k nimž byl souhlas udělen, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu.

Žádosti o uplatnění výše uvedených práv se podávají e-mailem na adresu: jakub.hradisky@gmail.com. Správce žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího doručení. Ve složitých nebo opakovaných případech lze tuto lhůtu prodloužit o dalších 60 dnů, o čemž bude klient informován. Klient má dále právo podat stížnost u dozorového úřadu — Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, www.uoou.cz.

11.9 Informační povinnost a souhlas klienta

Klient je před zahájením interakce s JANE. a před vyplněním Business Auditu informován prostřednictvím viditelného upozornění v rozhraní platformy, že:

• JANE. je automatizovaný AI nástroj, nikoli živý člověk;
• obsah jeho interakcí s JANE. je ukládán do systému UCP za účelem personalizace služby;
• za účelem generování odpovědí jsou jeho zprávy přenášeny přes API třetí strany (Anthropic) za podmínek uvedených v čl. 11.5;
• svým pokračováním v interakci potvrzuje, že byl s těmito informacemi srozuměn.
• Při registraci na platformu nebo na výzvu klient výslovně potvrdí souhlas s tímto zpracováním označením příslušného checkboxu. Bez tohoto potvrzení není přístup k nástroji JANE. umožněn.